Книга регистрации корреспонденции

Категории Регистрация

Вы должны завести следующие журналы: 1. Учета входящей корреспонденции в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация - отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении 2. Учета входящей документации порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др. Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении Журналы лучше заводить толстые - типа книг в жестком переплете.

Вход на сайт

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована. Завершаться визой руководства.

В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа — оборотной части обложки — проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать. В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда , а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа.

Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.

Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала — 1, второй — 2 и т. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема в несколько строк могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.

Кем подписана исходящая бумага. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале. Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Вариации Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Виды пересылаемых документов Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например: справки;.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Кака правильно вести журнал исходящих и входящих писем нумерация для группы компании — Статьи — Кака правильно вести журнал исходящих и входящих писем нумерация для группы компании Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Во-вторых, нумерация используется для поиска и отслеживания исполнения документа, а также для ссылок в последующих в документах например, в переписке, или в приказах. Обратите внимание!

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Рекламные материалы программы, проспекты, листовки, извещения. Учебные планы, программы. Формы и банки кроме строгой отчетности. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления. Документы, поступающие в организацию включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы , проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям. Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии — наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих поступающих документов в графе Примечание см. Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Книга регистрации корреспонденции (А4, 96 листов)

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале. Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журнал входящей корреспонденции Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную.

Полезное видео:

Журнал регистрации исходящей корреспонденции (образец)

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Однократность регистрации Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. Если документ поступил в организацию разными способами сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением , то необходимо исключить дублирование информации. Уникальность регистрационного номера документа Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Twitter Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый. Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Купить товар Книга регистрации корреспонденции (А4, 96 листов) по выгодной цене р. в гипермаркете Комус. Оплатить покупку товара Книга.

КНИГИ УЧЕТА (специализированные)

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции образец Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Другими словами, данный журнал — это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную.

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам милиция, банки, суды, частные граждане и так далее. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Стоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 45 руб. Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала. Отверстия для прошивки? Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по середине журнала.