Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Категории Регистрация

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист. Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации.

Книга регистрации трудовых договоров

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Кто занимается его ведением Как правило, ведением журнала занимается специалист кадрового отдела либо менеджер по персоналу, то есть специалист в чьи должностные обязанности входит ведение кадровой работы на предприятии. Именно с помощью данных, отраженных в журнале, кадровый работник имеет возможность не только оформить справку для работников о приеме и увольнении, но и отследить перемещение сотрудников предприятия за весь период трудовой деятельности.

В настоящее время, как свидетельствует практика при проверке контролирующими органами, например, Трудовой инспекцией или Службой труда и занятости, именно журнал, наряду с другими документами, требуют предъявить в подтверждение существующих трудовых отношений с тем или иным сотрудником.

Также в спорных ситуациях, особенно, если это привело к судебным разбирательствам, журнал становится весомым доказательством соблюдения прав работника и исполнения норм трудового законодательства. Бумажный вариант Любой документ имеет юридическую силу только в том случае, если оформлен в соответствии с установленными правилами.

Требования к оформлению Учитывая, что хранение документов, регистрирующих данные по личному составу, относятся к документам длительного хранения, а это 75 лет, журнал должен иметь твердую обложку из картона либо жесткой бумаги, и регистрационные листы из плотной бумаги, также журнал должен иметь переплет.

На верхней обложке указывается регистрационный номер журнала в соответствии с присвоенным номенклатурным номером, дата начала ведения журнала, полное название организации и название документа. Правила и образец заполнения При приеме нового сотрудника и заключении трудового договора в журнал вносятся данные по следующему образцу: Образец журнала регистрации трудовых договоров Внесение изменений и исправление ошибок Учитывая, что ведение журнала регистрации договоров не обязательно и правил для его ведения не разработано, внесения изменений либо исправлений следует осуществлять по аналогии с ведением журнала о движении трудовых книжек.

Затем вноситься уже новая запись с новым регистрационным номером, естественно с правильными данными. Ни в коем случае в журнале не допускается зачеркивание, исправление данных от руки либо с использованием корректора, подобные действия могут в судебном порядке, расценены как попытка подтасовки и введение суда в заблуждение. Электронный вариант На каждом предприятии помимо нормативных законов принятых на федеральном и местном уровне действуют и локальные акты, которые регулируют не только основную деятельность предприятия, но и ведение делопроизводства.

Если в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, на предприятии установлена форма журнала регистрации трудовых договоров без графы с подписью принятых сотрудников либо кадрового работника, то оговоренный журнал можно вести и в электронном виде, так как это существенно снизить затраты труда и время на составление различных отчетов.

Но, учитывая сложившуюся практику лучше всего обратиться к бумажному варианту и с наличием всех нужных подписей работников. Особенности учета допсоглашений В зависимости от разнообразия деятельности того или иного предприятия, а также периодичности внесения изменений в основной трудовой договор на многих предприятиях практикуют ведение двух журналов, в один из которых вносятся данные о трудовых договорах, а во второй о дополнительных соглашениях.

Второй журнал ведется по аналогии с первым. Если же в организации, дополнительные условия в трудовой договор вносятся не часто, то достаточно будет внесение данных в отдельную графу в журнале, где будет указана дата внесение изменений, основания, то есть приказ и его номер. Правила оформления документов при приеме сотрудника на работу можно узнать из следующего видеоматериала: Как регистрировать и нумеровать контракты Конечно, контракты отличаются по своему смыслу от трудовых договоров, но, тем не менее, их регистрировать тоже нужно, так как в отличие от договора контракт заключается только на определенное время и расторгнуть его можно только по окончании срока действия либо при нарушении условий.

Регистрация контрактов производиться по аналогии с регистрацией трудовых договоров, но учитывая их различный юридический смысл, для регистрации контрактов желательно предусмотреть ведение отдельного журнала, что создаст дополнительное удобство кадровым работникам при подготовке отчетности, так как работник, принятый на контрактной основе считается штатным сотрудником предприятия. А вот при заключении гражданско-правовых договоров регистрация не осуществляется, так как работник привлекается для выполнения разовых работ и не является штатной единицей предприятия, на которую распространяется действие локальных актов предприятия и социальные гарантии.

Так же может заинтересовать.

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.

Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный

Трудовая функция. Cрок действия ТД. Обязательным условием срочного ТД является срок его действия абз. Совмещать два способа указания срока нельзя. Причина для заключения ТД В ТД необходимо указать обстоятельства или причины, послужившие основанием для его заключения.

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Должность, на которую принят гражданин Дата Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации: название структурного подразделения указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству дата получения работником экземпляра документа; реквизиты приказа о приеме на работу; реквизиты доп. Затем следует свободное место для примечаний. Последняя графа нужна для подписи работника. Журнал регистрации трудовых договоров образец Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах? Регистрировать договора желательно, так как: наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Электронный формат заполнения Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно. Цель применения этого бланка — систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом.

Полезное видео:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться. Заполняют их следующим образом: 1 графа — номер регистрации трудового договора; 2 графа — дата заключения соглашения; 3 графа — номер самого трудового договора; 4 графа — ФИО сотрудника; 5 графа — должность или специальность; 6 графа — наименование отдела или структурного подразделения; 7 графа — срок действия трудового соглашения; 8 графа — характер работы совместительство, основная работа и т. Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки. Бумажный вариант Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным. Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров. Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре. Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга: содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших, отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации. Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров. Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции — обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению. Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Затем начинается непосредственно заполнение журнала — таблицы из 11 столбцов их количество можно менять по вашему усмотрению : Первый столбец — номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе. Второй — дата заключения договора. Следующий столбец — непосредственный номер трудового договора или доп. Фамилия и инициалы работника. Пятый столбик — его профессия или должность. Шестая графа — в каком структурном подразделении работает сотрудник. Седьмой, восьмой столбец — дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Особенности ведения журнала, срок его хранения Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и допсоглашений? Закон не обязывает работодателей вести данный реестр, однако его наличие в кадровой службе существенно упрощает процедуру поиска информации, если на предприятии трудоустроено большое количество сотрудников по бессрочным или срочным трудовым договорам особенно удобен такой журнал при его ведении в электронном виде. При этом руководители, согласно ст. Если работодатель не сделает этого, он нарушит трудовое законодательство. Срочные трудовые договоры по истечении сроков автоматически не продляются, даже если руководитель заблаговременно не предупредил об этом. Если соглашение было заключено на время выполнения определенных работ, прекращение происходит по их окончании без указания конкретных дат. Так как в журнале отражаются сведения о датах заключения договоров и сроке их действия, не упустить нужный момент не составит труда. Причем сделать это будет намного проще, чем ежедневно изучать папки с личными делами сотрудников, т.

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений. Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее: Вести четкий учет кадров; Предоставлять данные в кратчайшие сроки; Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами: образец Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо — например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов. Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала. Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.