Преимущества журнальной формы регистрации

Категории Регистрация

Twitter Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

шпаргалки на телефон

Twitter Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый. Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы. Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции — система электронного документооборота СЭД используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей до человек, например, Fossdoc. Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама периодика, рекламные проспекты и тому подобное. Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать : Корреспонденцию поздравительного и личного характера. Прессу и периодику. Корреспонденцию анонимную , не подтвержденного происхождения без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера выставки, форумы пр. Формы и бланки , кроме строгой.

Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо. Кто ведет? Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем. Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или. Оформление Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать не нужно так, как это не документ строгой. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию ФИО , занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции. Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции. Основные графы Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх.

Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Дополнительные графы В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Придерживаться принципа однократности, то есть документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый. Особенности ведения В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Он позволяет : учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию; своевременно исполнять решения руководства; контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам; проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо. В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала. Руководство определяет самостоятельно: в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной какие графы с учетом обязательных включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов Бумажная форма журнала регистрации входящих документов — изготовленная типографским способом книга формата А 4. Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронная форма журнала Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге. Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота Современный способ регистрации входящей корреспонденции — система электронного документооборота. Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции. В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства. Основные графы журнала регистрации входящих документов Существуют основные графы журнала:.

Организация регистрации документов

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Преимущества и технологические недостатки журнальной формы

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения. При четком взаимодействии с руководителем если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые -в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

Регистрация документов

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения: дата получения и входящий индекс номер ; дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором; автор корреспондент , то есть чей это документ; заголовок о чем документ ; ход исполнения отметки о контроле ; номер дела, куда подшит документ после исполнения. Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров порядковых номеров и условных обозначении при регистрации. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов.

Полезное видео:

Автоматизированная форма регистрации документов

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии. В крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы.

Автоматизированные системы регистраций документов

О сайте Формы регистрации документов При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Что же представляют собой эти формы регистрации [c. Эти формы надежнее, чем карточные, обеспечивают охрану доку-. Карточек много, их легче затерять, поставить не на свое место. Другое дело — книги.

Журнальная форма- одна из первых форм регистрации документов, была Главное ее преимущество - простота использования.

Формы регистрации документов

Глава 1. История регистрации документов в России………… Регистрация документов: значение и общие правила……10 Глава 3. Автоматизация регистрации документов………………

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны. Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа. Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству.

Преимущества журнальной формы регистрации: удобна при небольшом документопотоке;. - используется в работе с документами ограниченного.

План Введение 2 1. Регистрационно-контрольные документы. Формы регистрации журнальная, карточная, автоматизированная , их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Экспертные комиссии организаций, учреждений и предприятий. Экспертиза ценности документов. Права экспертной комиссии.

В работе с конфиденциальными и кадровыми документами также целесообразно использовать журнальную форму регистрации. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами службы ДОУ. С момента заведения журнала регистрации учета документов на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.